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RÈGLEMENTS GÉNÉRAUX & GUIDE DE FONCTIONNEMENT
ORGANISATION DU HOCKEY MINEUR
ZONE
De
TROIS-RIVIÈRES OUEST INC.
2007-2008
TABLE DES MATIÈRES
RÈGLEMENTS GÉNÉRAUX
1. DISPOSITIONS GÉNÉRALES
1.1 Nom…………………………………………………………………… 6 1.2 Siège social…………………………………………………………… 6 1.3 Rôles et objectifs……………………………………………………… 6 1.4 Règlements de jeu……………………………………………………... 6 1.5 Champ d'action………………………………………………………… 6 1.6 Interprétation…………………………………………………………… 6
2. MEMBRES
2.1 Catégorie………………………………………………………………. 7 2.2 Modalités et conditions d'affiliation…………………………………… 7 2.3 Cotisation…………..………………………………………………….. 8 2.4 Démission…………..…………………………………………………. 8 2.5 Suspension et expulsion………………………………………………. 8
3. ASSEMBLÉES DES MEMBRES
3.1 Composition ……..……………………………………………………. 9 3.2 Assemblée annuelle ………...…………………………………………. 9 3.3 Assemblée extraordinaire….………………………………………….. 9 3.4 Avis de convocation…………………………………………………... 9 3.5 Quorum……………………………………………………………….. 9 3.6 Vote…………………………………………………………………… 10 3.7 Procédure d'assemblée……………………………………………….. 10 3.8 Ordre du jour…………………………………………………………. 10
4. CONSEIL D'ADMINISTRATION
4.1 Composition …………..………………………………………………. 11 à 12 4.2 Mandat………..……………………………………………………….. 12 à 16 4.3 Tâches et fonctions……………………………………………………. 16 Président………………………………………………………………. 16Vice-président………………………………………………………… 17Directeur hockey……………………………………………………… 18 Secrétaire……………………………………………………………… 19 Trésorier………………………………………………………………. 20
Registraire…………………………………………………………….. 22 Coordonnateur hockey………………………………………………… 23Directeur de catégorie……………………………………………….. 24 Directeur des activités……………………………………………….. 24 Entraîneur conseil…………………………………………. 25 Coordonnateur aux équipements……………………………………. 25 Représentant des arbitres……………………………………………. 26 Représentant de Comité particulier…………………………………. 26
5. DISPOSITIONS FINANCIERES
5.1 Année financière………………………………………………………. 27 5.2 Livres et comptabilité………………………. …………………………. 27 5.3 Vérification…………...……………………………………………….. 27 5.4 Effets bancaires………………………………………………………... 27 5.5 Contrats.………………………………………………………………. 27 5.6 États financiers………………………………………………………… 27 5.7 Surplus accumulés……………..………………………………………. 28
6. DISPOSITIONS FINALES
6.1 Amendement aux présents règlements………………………………… 28 6.2 Abrogation…………..………………………………………………… 28 6.3 Entrée en vigueur……………………………………………………… 28
7. RELATION AVEC LA VILLE DE TROIS-RIVIÈRES
7.1 Entente…..…………………………………………………………….. 29 7.2 Règlement…….……………………………………………………….. 29
8. INDEMNISATION
8.1 Définition……………………………………………………………… 30
9. POSTES ÉLECTIFS
9.1 Délai…………………………………………………………………… 31 9.2 Secondeurs…………………………………………………………….. 31 9.3 Bulletin d'enregistrement……………………………………………… 31 9.4 Candidats………………………………………………………………. 31
10. RÈGLEMENT GÉNÉRAL D'EMPRUNT
Emprunt……………………………………………………………………….. 31
GUIDE DE FONCTIONNEMENT
1. JOUEURS……………………………………………………………… 33 2. LIBÉRATION DE JOUEUR………………………………………….. 34 3. ENTRAÎNEURS-JOUEURS-GÉRANTS…………………………….. 35 à 36 4. GÉNÉRALITÉS………………………………………………………. 37 à 38
ANNEXE A. ÉTHIQUE DE L'ENTRAÎNEUR……………………………………… 39 à 40ANNEXE B. RÔLE DU GÉRANT D'ÉQUIPE AU HOCKEY…………………….. 41 à 42
Divers
43
RÈGLEMENTS GÉNÉRAUX 1. DISPOSITIONS GÉNÉRALES
1.1 Nom
Le nom de la corporation est "Organisation du Hockey mineur zone de Trois-Rivières Ouest Inc.", aussi désignée par l'abréviation "O.H.M.T.R.O.Inc."
1.2 Siège social
Le siège social de l'O.H.M.T.R.O. Inc. est situé au 5225, rue Courcelette à Trois-Rivières, secteur Ouest, G8Y 4L4.
1.3 Rôles et objectifs
L'O.H.M.T.R.O. Inc. a pour objectif premier d'organiser un programme de hockey permettant aux joueurs de recevoir une récréation éducative et instructive dans le domaine du possible en leur permettant d'évoluer dans un calibre de jeu adéquat et développer leurs aptitudes.
Pour ce faire, l'O.H.M.T.R.O. Inc. assume la gestion de ses ressources humaines, financières et matérielles. De plus, à cette fin, elle prend entente avec la ville de Trois-Rivières, secteur Ouest, représentée par son Service des loisirs.
1.4 Règlements de jeu
Les règlements de jeu qui sont en vigueur à l'O.H.M.T.R.O. Inc. sont ceux édictés par le livre de règlements administratif de Hockey Québec de l'édition la plus récente.
1.5 Champ d'action
L'O.H.M.T.R.O. Inc. limite son intervention aux participants ayant résidence permanente dans les limites des municipalités de Trois-Rivières, secteur Ouest et secteur de Pointe-du-Lac composant l'Organisation du hockey mineur zone de Trois-Rivières Ouest.
1.6 Interprétation
1.6.1 Dans les présents règlements et tout autre règlement de la Corporation, la forme masculine attribuée au texte ou aux fonctions est utilisée pour marquer le genre neutre et désigne aussi bien les femmes que les hommes.
1.6.2 Les présents règlements et tout autre règlement de la Corporation doivent être interprétés conformément à la Loi sur l'interprétation au cas de doute ou d'ambiguïté. 2. MEMBRES
2.1 Catégorie
Les membres actifs sont les membres du Conseil d'administration, du Comité exécutif et tous les autres qui font partie de l'Organigramme, de même que les parents des joueurs, à raison d'un (1) vote par joueur par personne (père, mère ou tuteur) et d'un maximum de deux votes par famille (deux (2) joueurs maximum).
Seuls les membres actifs sont éligibles au Conseil d'administration et au Comité exécutif et ils ont tous le droit de vote aux assemblées des membres.
2.1.1 Membres individuels
Lesquels se divisent en deux (2) classes:
· Les joueurs de hockey dûment affiliés à la Corporation selon les modalités et conditions fixées de temps à autre par le Conseil d'administration; · Les entraîneurs et les instructeurs affiliés à la Corporation selon les modalités et conditions fixées de temps à autre par le Conseil d'administration; · Tout autre personne nommée à ce titre par la corporation.
2.1.2 Membres honoraires
Le Conseil d'administration, par résolution, nomme membre honoraire, toute personne à laquelle il veut rendre un hommage particulier. Les membres honoraires n'auront aucune contribution annuelle à verser. Par contre, ils ne sont pas éligibles au Conseil d'administration et ils ont droit d'assister aux assemblées des membres, sans droit de vote.
2.1.3 Membres consultants
Le Conseil d'administration peut s'adjoindre des conseillers à titre consultatif pour différentes questions. Ces personnes ne peuvent être membres actifs et par conséquemment, elles n'ont pas droit de vote aux assemblées régulières des membres.
2.2 Modalités et conditions d'affiliation
Les modalités et conditions d'affiliation pour tous les membres de la Corporation sont celles arrêtées par Hockey Québec et inscrites dans son règlement désigné « Livre des règlements administratifs » ou toute autre modalité ou condition arrêtée par le Conseil d'administration de la Corporation.
2.3 Cotisation
2.3.1 Le Conseil d'administration fixe annuellement ou sur une autre base le montant de la cotisation annuelle des membres ainsi que la modalité de versement de cette dernière s'il y a lieu.
2.3.2 Tout retard dans le paiement de la cotisation ou de toute redevance de la part d'un membre peut entraîner pour ce membre la perte de ses droits et privilèges au sein de la Corporation, y compris de son droit de vote s'il en a un.
2.3.3 Un membre qui démissionne ou qui est suspendu ou expulsé de la Corporation en vertu des présents règlements ou de tout autre règlement de Hockey Québec n'est pas remboursé au paiement de la cotisation.
2.4 Démission
2.4.1 Tout membre peut démissionner de la Corporation en adressant une lettre à cet effet au secrétaire de la corporation ou au cas de vacance à ce dernier poste, au président. Cette démission prend effet à compter de la date de démission inscrite dans cette lettre, la date la plus éloignée étant celle à retenir.
2.4.2 Malgré toute démission un membre n'est pas libéré de ses obligations financières vis-à-vis la Corporation y compris le paiement de sa cotisation, s'il y a lieu.
2.5 Suspension ou expulsion
2.5.1 Le Conseil d'administration peut expulser ou suspendre pour une période de temps qu'il détermine tout membre de la corporation qui à son avis ne respecte pas les présents règlements ou tout autre règlement de Hockey Québec ou dont la conduite est jugée préjudiciable aux intérêts ou à la réputation de cette dernière.
Cependant, avant de se prononcer sur une question relative à l'expulsion d'un membre ou à sa suspension, le Conseil d'administration doit aviser par écrit ce dernier de l'heure, l'endroit et la date de l'audition de son cas, lui faire part succinctement des motifs qui lui sont reprochés et lui offrir la possibilité de faire valoir sa défense.
2.5.2 Nonobstant ce qui précède, le conseil d'administration peut adopter et mettre en vigueur des règlements techniques, des règlements de jeu ou d'autres règlements de même nature qui peuvent comporter des sanctions disciplinaires automatiques, y compris d'imposition d'amendes à l'égard d'un membre participant à une activité sanctionnée par la Corporation.
2.5.3 Le Conseil d'administration est autorisé à adopter, mettre en vigueur et suivre en matière de suspension, expulsion ou imposition de sanctions disciplinaires la procédure qu'il peut de temps à autre déterminer par voie de règlement. Il peut également confier à un comité de discipline, l'administration et l'étude des cas disciplinaires relevant de l'application ou l'interprétation des règlements techniques des règlements de jeu ou d'autres règlements de même nature.
3. ASSEMBLÉE DES MEMBRES
3.1 Composition
Toute assemblée des membres est composée des membres individuels de la Corporation. Cependant, les joueurs âgés de moins de dix-huit (18) ans peuvent être représentés à l'assemblée des membres par leur père ou mère ou par leur tuteur.
3.2 Assemblée annuelle
L'assemblée annuelle de la Corporation doit avoir lieu au plus tard le ler mai de chaque année, à la date, au lieu et à l'heure déterminés par le Conseil d'administration.
3.3 Assemblée extraordinaire
3.3.1 Une assemblée extraordinaire de la Corporation peut être convoquée sur demande de la majorité (50% plus un) des membres du Conseil d'administration, par le secrétaire ou toute autre personne désignée à cet effet.
3.3.2 Une assemblée extraordinaire peut également être convoquée à la demande écrite d'au moins 10% des membres individuels. Dans un tel cas si l'assemblée extraordinaire demandée par les membres n'est pas convoquée et tenue dans les vingt et un (21) jours suivant le dépôt de la demande écrite auprès du secrétaire de la Corporation, dix pour cent (10%) des membres individuels peuvent la convoquer à la date et à l'endroit de leur choix.
3.4 Avis de convocation
3.4.1 Le délai de l'avis de convocation à toute assemblée des membres est de dix (10) jours. L'avis de convocation doit mentionner la date, l'heure et l'endroit de cette assemblée et dans le cas d'une assemblée extraordinaire l'ordre du jour de cette dernière.
3.4.2 L'avis de convocation est adressé à l'attention de chacun des membres de la Corporation.
3.5 Quorum
Le quorum à toute assemblée des membres est constitué des membres individuels présents et dûment représentés et au moins 50% des membres du Conseil d'administration.
3.6 Vote
A toute assemblée des membres:
· Les membres individuels âgés de dix-huit (18) ans ou plus ainsi que le père, la mère ou le tuteur des membres individuels âgés de moins de dix-huit (18) ans ont droit à un seul vote; · Le vote par procuration est interdit; · Le vote se prend à mainlevée sauf si le tiers des personnes présentes ayant droit de vote réclame un scrutin secret. Ce dernier est toutefois de rigueur lors de l'élection des officiers. · Au cas d'égalité des voix, le président de la Corporation a droit à un vote prépondérant; · Toute résolution ou règlement est adopté à la majorité simple des voix exprimées sauf s'il en est autrement prévu dans les règlements ou par la Loi.
3.7 Procédure d'assemblée
Le président de la Corporation ou le cas échéant le président d'assemblée détermine la procédure à suivre lors des assemblées des membres sous réserve de l'appel aux membres et des moyens relatifs à la procédure d'élection.
3.8 Ordre du jour
L'assemblée générale sera régie par l'ordre du jour suivant: 1. Présences et quorum; 2. Vérification de l'avis de convocation; 3. Propositions des membres; 4. Lecture et adoption de l'ordre du jour; 5. Lecture et adoption du procès-verbal de l'assemblée précédente; 6. Lecture et adoption des rapports des membres du conseil d'administration; 7. Lecture et adoption des rapports des comités particuliers; 8. Période de questions sur les rapports; 9. Amendements aux règlements généraux; 10. Nomination d'un vérificateur; 11. Nomination d'un président et d'une secrétaire d'élections; 12. Élections; 13. Levée de l'assemblée
4. CONSEIL D'ADMINISTRATION
4.1 Composition
Le Conseil d'administration est composé d'au moins de cinq (5) personnes élues à l'assemblée générale annuelle aux fonctions de président, vice-président, secrétaire, trésorier et directeur hockey.
Les directeurs au nombre de huit (8) pour les catégories pré-novice, novice, atome, pee-wee, bantam ,midget, filles, junior sont désignés d'office par les membres élus de même que le directeur activité et le coordonnateur équipement. Il est entendu qu'un (1) ou deux (2) directeurs pourront s'occuper conjointement d'une ou plusieurs catégories, cependant le nombre maximal de directeurs sur le conseil d'administration sera de huit(9) directeurs.
Si en cours de mandat, un membre du Conseil d'administration établit sa résidence à l'extérieur du territoire couvert par la corporation, ce dernier pourra poursuivre son mandat jusqu'à la prochaine assemblée générale annuelle et, à ce moment, son poste sera automatiquement vacant.
Les membres du Conseil d'administration occuperont les postes suivants et auront droit de vote aux assemblées.
· Président, · Directeur hockey, · Vice-président, · Secrétaire, · Trésorier, · (8) directeurs de catégorie § Entraîneur conseil · Directeur des activités · Coordonnateur aux équipements
4.1.2 Autre(s) représentant(s)
Le conseil d'administration désignera au début de chaque année, ou à un moment qu'il jugera opportun, des représentants ayant un mandat spécifique, notamment:
· Représentant des arbitres, · Représentant du Tournoi Midget, · Représentant de l'École de hockey, · Représentant du Comité de financement
Il est entendu que les postes «autre(s) représentant(s)» ne font pas partie du Conseil d'administration mais pourront participer aux assemblées, au besoin, comme personnes-ressources
4.1.3 Commissions et comités
4.1.3.1 Le conseil d'administration peut former de temps à autre toute commission ou comité nécessaire au fonctionnement de la Corporation. Toute commission ou tout comité est maître de sa régie interne sauf disposition contraire dans les présents règlements ou tout autre règlement de la Corporation.
4.1.3.2 Le Conseil d'administration de l'O.H.M.T.R.O. se conserve un droit de regard sur toutes les décisions des différents comités.
4.1.3.3 Le Conseil d'administration détermine la composition de chaque comité ou commission, en nomme les membres, comble les vacances et prévoit leur mandat et l'échéancier de leur travail s'il y a lieu.
4.1.3.4 Les comités particuliers doivent, sur requête du Conseil d'administration, fournir un rapport détaillé de leur cheminement, de leurs décisions et de leur rendement financier. De plus, ils sont tenus de présenter un rapport détaillé aux membres.
4.1.3.5 Les comités qui ont des obligations financières doivent faire rapport au Comité exécutif et déposer devant eux leur budget annuel d'opération et leurs états financiers, lesquels seront, par la suite, déposés au Conseil d'administration pour adoption.
En assemblée générale, les Comités seront sous la gouverne du Conseil d'administration.
4.2 Mandat
Les postes suivants entreront en élection lors des années impaires:
· Président, · Directeur hockey, · Secrétaire
Les postes suivants entreront en élection lors des années paires:
· vice-président, · Trésorier
Le registraire et le coordonnateur hockey possèdent un mandat annuel renouvelable par le Comité exécutif, entériné par le Conseil d'administration au début de chaque année.
4.2.1 Vacances et remplacement
Toute vacance qui survient au sein du Conseil d'administration, pour quelque cause que ce soit, doit être comblée pour l'année en cours seulement. Le poste devient alors en élection à la fin de cette année.
4.2.2 Restrictions
Préférablement, un membre élu du Conseil d'administration ainsi que le registraire et le coordonnateur hockey ne pourra être nommé entraîneur, assistant-entraîneur, gérant ou arbitre. Les directeurs de catégorie pourront occuper un de ces postes dans une catégorie autre que celle où ils sont directeurs.
Sur recommandation du Conseil d'administration, ces restrictions pourront être levées après étude de chaque cas (manque d'entraîneur, etc.)
4.2.3. Quorum
Le quorum du Conseil d'administration est fixé à la moitié plus un (1).
4.2.4 Assemblée du Conseil d'administration
Le Conseil d'administration devra tenir au moins trois (3) réunions durant l'année fiscale.
4.2.5 Vote
Le vote se prend toujours à la majorité des voix. Vote prépondérant du président si égalité.
4.2.6 Rémunération
Seul le registraire, le coordonnateur hockey, l’entraîneur conseil et le coordonnateur aux équipements pourront être rémunérés par l'Organisation du hockey mineur zone de Trois-Rivières Ouest. Leur rémunération est fixée par le Conseil d'administration.
Cependant, dans des cas d'exception et pour des mandats ou des actions précises, le Conseil d'administration pourra accorder un dédommagement à certaines personnes concernées, à condition qu'elles soient membres actifs, honoraires, consultants ou participants et qu'elles présentent des pièces justificatives des frais encourus.
4.2.7 Convocation
A chaque année, un calendrier des rencontres pour la saison est établi par le conseil d’administration et ce calendrier est remis à chaque membre du comité. La secrétaire fera un rappel téléphonique (24) à (48) heures avant la réunion, en précisant le lieu et l’heure .En cas d'urgence, les convocations seront téléphoniques avec les mêmes renseignements.
4.2.8 Absentéisme
Trois (3) absences non-motivées lors des réunions du Conseil d'administration et/ou du Comité exécutif peuvent entraîner la destitution du membre concerné si le Conseil d'administration le juge à propos.
4.2.9 Champ d'action
1. Le conseil d'administration veille à l'exécution des décisions de l'assemblée générale.
2. Il exerce des pouvoirs et accomplit des actes prévus par les présents règlements et tous ceux que la loi lui permet dans l'intérêt de la corporation.
3. Il administre les biens de la corporation.
4. Il évalue et supervise le travail des comités particuliers.
5. Il fixe les politiques d'opération et de tarification.
6. Il maintient les relations avec les instances du hockey mineur régionales et provinciales ainsi qu'avec la ville de Trois-Rivières, secteur Ouest par son Service des loisirs.
4.2.10 Démission
Tout administrateur peut démissionner de sa fonction en adressant un avis écrit à cet effet au secrétaire de la Corporation ou au président au cas de vacance à cette fonction. Cette démission prend effet à compter de la date de réception de l'avis écrit.
4.2.11 Dirigeants
4.2.11.1 Composition
Le comité exécutif est composé des membres suivants:
· Président, · Vice-président, · Directeur hockey, · Secrétaire, · Trésorier
4.2.11.2 Pouvoir
Le comité exécutif relève du Conseil d'administration.
Il est l'instance exécutive des politiques et directives émanant du Conseil d'administration.
Il autorise les dépenses prévues au budget seulement.
En cas d'urgence, il pose des actes, qui normalement, relèveraient du Conseil d'administration et par la suite, en fait rapport au Conseil d'administration.
4.2.11.3 Quorum
Le quorum du Comité exécutif est fixé à la moitié des membres plus un (1).
4.2.11.4 Fréquence des réunions
Le Comité exécutif se réunit aussi souvent que nécessaire.
4.2.11.5 Convocation
A chaque année, un calendrier des rencontres pour la saison est établi par le conseil d’administration et ce calendrier est remis à chaque membre du comité. La secrétaire fera un rappel téléphonique (24) à (48) heures avant la réunion, en précisant le lieu et l’heure .En cas d'urgence, les convocations seront téléphoniques avec les mêmes renseignements.
4.2.11.6 Vote
Les votes, au Comité exécutif, se prennent à la majorité des voix. Vote prépondérant au président.
4.2.11.7 Indemnisation et rémunération
La fonction d'administrateur est gratuite. Toutefois, les administrateurs peuvent être remboursés de leurs dépenses selon les politiques déterminées de temps à autre par la Corporation.
4.2.11.8 Vacance
Les vacances du Comité exécutif seront comblées et désignées d'office lors de la prochaine réunion du Conseil d'administration.
4.2.12 Code d'éthique
Le Conseil d'administration adopte et modifie de temps à autre un code d'éthique pour les administrateurs et les parents. Le code peut comprendre notamment des dispositions concernant les conflits d'intérêts et la confidentialité des délibérations des assemblées.
4.2.13 Procédure
Le président de la Corporation ou selon le cas le président d'assemblée détermine la procédure à suivre lors des assemblées du Conseil d'administration sous réserve de l'appel aux administrateurs.
4.2.14 Responsabilité des administrateurs
Un administrateur n'est pas responsable des pertes, des dépenses ou des dommages subis par la Corporation alors qu'il est en fonction, excepté s'ils résultent de son omission volontaire.
4.2.15 Divulgation d'intérêts
Un administrateur doit divulguer au Conseil d'administration l'intérêt financier qu'il a, directement ou indirectement, avec l'individu, la société ou la personne morale qui transige avec la Corporation ou qui désire le faire. L'administrateur en question n'a pas le droit de voter lors de l'adoption d'une résolution à une transaction dans laquelle il a un intérêt.
4.2.16 Incompatibilité
Toute personne élue à l'un des postes d'administrateur doit démissionner dans les trente (30) jours suivant son élection de toute autre fonction, charge ou poste que cette dernière occupe au sein de la Corporation sauf si le Conseil d'administration le permet par vote de résolution officielle.
4.3 Tâches et fonctions
· Établir les priorités et le plan d'action de l'organisme · Adopter les modifications aux règlements généraux · Administrer la corporation pour et au nom de ses membres · Nommer les membres des comités ou commissions et superviser leur travail. · Adopter le budget du Conseil d'administration et en approuver les états financiers · Remplir toutes autres fonctions qui facilitent l'atteinte des buts fixés
4.3.1 Président
1. Convoquer, présider les assemblées et faire rapport de ses activités; 2. S'assurer que chacun des membres de l'Organisation s'acquitte des tâches qui lui sont assignées; 3. Faire face aux différents problèmes de route et les solutionner pour le bien de la collectivité; 4. Voir à créer une homogénéité entre les membres de l'Organisation; 5. Assister le trésorier dans la planification du budget annuel; 6. Assurer un lien continue avec les diverses associations locales; 7. Assister aux assemblées de la région et autres ou déléguer un représentant; 8. S'assurer de transmettre les différentes décisions au niveau de la Région et des Associations locales; 9. Voir à la bonne marche du hockey en général; 10. Chercher à créer une relève pour le futur.
NOTE: Le président ou son délégué est le porte-parole officiel de l'Organisation du hockey mineur zone de Trois-Rivières Ouest. A ce titre, il représente l’organisation au congrès annuel de Hockey Québec accompagné d’un autre membre du comité exécutif. Lors de son départ à la présidence, il accompagne le nouveau président au congrès en plus d’un autre membre du comité exécutif pour faire la transition.
4.3.2 Vice-président
1. Il seconde le président dans ses différentes tâches;
2. Il remplace le président dans le(s) cas d'absence de ce dernier;
3. Il est le lien entre le président et les intervenants de l'Organisation;
4. Il voit à ce que les règlements et procédures soient appliqués;
5. Il prépare et maintient à jour un cahier de procédures pour l'Organisation;
6. Il exécute toute tâche que le président jugera bon de lui confier;
7. Il assiste aux assemblées et remet un rapport au Conseil d'administration;
8. Il voit au suivi du protocole d'entente avec d'autres Associations, ainsi qu'à son élaboration.
NOTE: Il possède les mêmes pouvoirs et exerce les mêmes prérogatives que le président lorsque ce dernier est dans l'incapacité d'agir ou est absent.
En cas d'absence prolongée ou de démission du président, il assume les fonctions de ce dernier jusqu'à la nomination d'un nouveau président par le Conseil d'administration.
4.3.3 Directeur hockey
1. Assister le président;
2. Nommer les gouverneurs pour nous représenter à toutes les ligues pouvant se former, en obtenant l'accord du Conseil d'administration;
3. Encadrer les actions des responsables suivants:
· Entraîneur conseil · Directeurs de catégorie, · Entraîneurs
4. Rencontrer les gouverneurs et les directeurs de catégorie une (1) fois par mois (dans la mesure du possible);
5. Coordonner les rencontres avec les intervenants de chacune des catégories;
6. Voir au respect du code d'éthique et des règlements adoptés par le conseil d'administration;
7. Entendre toutes plaintes présentées par les gouverneurs, de la part des parents, directeurs et entraîneurs ou toutes autres plaintes concernant le hockey et, recommander, au Conseil d'administration, les mesures à prendre;
8. Assister aux assemblées et remettre un rapport au Conseil d'administration;
9. Voir à la distribution et à l'utilisation des heures de glace aux directeurs de chaque catégorie en étroite collaboration avec le coordonnateur hockey;
10. Exécuter toute autre tâche connexe.
4.3.4 Secrétaire
1. Le secrétaire dresse les procès-verbaux de toutes les assemblées et/ou réunions et il les distribue aux membres;
2. Après approbation de l'assemblée, il signe les procès-verbaux avec le président;
3. Il prend en charge tous les documents et procès-verbaux de l'O.H.M.T.R.O. Inc.
4. Il tient à jour le registre des membres actifs, honoraires et consultants ainsi que leur adresse et numéro de téléphone;
5. Il fait les convocations et rédige l'ordre du jour de concert avec le président et/ou l'assemblée;
6. Il rédige, expédie et reçoit toute correspondance de la corporation;
7. En cas d'absence du secrétaire, l'assemblée nomme un membre en remplacement jusqu'au retour de ce dernier;
8. Il rédige le bottin des membres et s'occupe de sa distribution.
4.3.5 Trésorier
1. Il voit à la tenue des livres de comptabilité de la corporation
2. Il supervise la perception des frais de participation des membres participants et actifs
3. Il prépare le budget »pro-format » et le soumet au conseil d’administration
4. Il signe tous les chèques avec le président et/ou le vice-président et/ou le secrétaire.
5. Il voit au respect des normes budgétaires de la Corporation.
6. Il recherche constamment la meilleure efficacité financière pour les subsides de la Corporation.
7. Il a la responsabilité de la petite caisse.
8. Il paie par chèque toute somme excédent 100.00$.
9. Aux assemblées, il présente un rapport des revenus et des dépenses.
10. A la fin de l’exercice financier, il transmet, au(x) vérificateur(s), ses livres de comptabilité pour être vérifiés et il en dresse un rapport pour l’assemblée générale annuelle.
4.3.6 Registraire
1. Il voit à l'observance et à l'application des règlements de Hockey Québec., édition la plus récente;
2. Il est responsable de vérifier l'âge des participants;
3. Il est responsable de l’enregistrement des joueurs (incluant les joueurs réservistes), entraîneurs, assistants-entraîneurs et gérants;
4. Il est responsable de la confection des cartables d'équipe, des listes de réserve, des permis de tournoi et des libérations;
5. Il a la responsabilité du contrôle des feuilles de joute;
6. Il peut siéger sur le Comité de discipline;
7. Il exécute toute autre tâche connexe après entente avec l'Organisation;
8. Il bénéficie d'un émolument révisé et statué, au début de chaque exercice financier, par le Conseil d'administration en place.
4.3.7 Coordonnateur hockey
1. Il assume les relations avec les instances régionales (ligues, etc.) ainsi qu'avec les organisations de hockey mineur en ce qui a trait à la disponibilité des heures de glace pour des différentes cédules de la ligue;
2. Sous l'égide du directeur hockey, il distribue les heures de glace mises à sa disposition, par la ville de Trois-Rivières, secteur Ouest et/ou par location par l'Organisation, aux directeurs de catégorie;
3. Il coordonnera les changements de joute durant la saison;
4. Il communique les besoins d'officiels à l'appointeur des arbitres et au responsable des marqueurs pour la cédule régulière, les éliminatoires, les tournois et les événements spéciaux;
5. Il doit faire rapport aux membres du Conseil d'administration et au Comité exécutif des actions prises dans l'exercice de ses fonctions;
6. Il exécute toute autre tâche connexe après entente avec l'Organisation;
7. Il bénéficie d'un émolument révisé et statué, au début de chaque exercice financier, par le Conseil d'administration en place.
4.3.8 Directeur de catégorie, pré-novice à junior
1. Sous la responsabilité du directeur hockey et, avec la collaboration de l’entraîneur conseil, il recrute les entraîneurs et les assistants-entraîneurs pour ses différentes équipes;
2. Il est responsable de la sélection des joueurs de sa catégorie selon les modalités établies par l'Organisation;
3. Il encadre les entraîneurs et assistants-entraîneurs par des réunions régulières et fait rapport au directeur hockey;
4. Il assiste, selon sa disponibilité, aux joutes des équipes de sa catégorie ainsi qu'aux réunions de parents de joueurs, s'il y a lieu;
5. Il a la responsabilité d'équilibrer les équipes de sa catégorie selon les modalités préétablies par l'Organisation;
6. Il doit s'assurer, avec la collaboration de l’entraîneur conseil, d'une qualité d'intervention technique et/ou tactique lors des joutes et/ou pratiques;
7. Il doit sensibiliser, avec la collaboration du représentant des arbitres, tous les entraîneurs au système d'arbitrage et de discipline;
8. Il a la responsabilité de transmettre les différents formulaires et autres communications aux entraîneurs ou gérants de sa catégorie et, en garder le contrôle;
9. Il évalue le travail des entraîneurs et assistants-entraîneurs de sa catégorie;
10. Il remet un rapport périodique au directeur hockey;
11. Il exécute toute autre tâche connexe.
4.3.9 Directeur des activités
1. Sous l'égide du vice-président, il voit à l'organisation de différentes activités en cours de saison, comme:
· Ouverture officielle de la saison (en collaboration avec le coordonnateur hockey), · Soirée récréative pour Noël, · Activité de fin de saison pour les bénévoles, · Joueur du mois · Inscription à des tournois · Photo d’équipes · Etc.
2. Il exécute toute autre tâche connexe après entente avec l'Organisation.
4.3.10 Entraîneur conseil
1. Il fournit un support aux entraîneurs et assistants-entraîneurs des équipes de l'organisation et participe à la sélection des entraîneurs dans les catégories double lettre ;
2. Il participe aux rencontres du comité double lettre pour chacune des catégories.
3. Il fait l'analyse et incorpore toute méthode susceptible de développer les entraîneurs;
4. Il tient à jour tous les dossiers des entraîneurs;
5. Il contrôle les accréditations des entraîneurs ainsi que leur renouvellement;
6. Il a la responsabilité auprès des entraîneurs de l'application de toute méthode de développement des joueurs;
7. Il provoque, avec la collaboration des directeurs de catégorie, des rencontres entre les entraîneurs et le responsable des arbitres;
8. Il produit un rapport mensuel au directeur hockey;
9. Il exécute toute autre tâche connexe après entente avec l'Organisation.
NOTE: Ce poste est sous la responsabilité du directeur hockey.
4.3.11 Coordonnateur aux équipements
1. Il supervise l'inventaire des équipements de hockey (chandails de joute et de pratique, équipement de gardien de but, épinglettes, etc.);
2. Il doit faire la recherche de soumissions pour les achats d'équipements;
3. Il fait rapport des besoins d'équipement au vice-président et il s'occupe d'acheminer les équipements à réparer;
4. Il contrôle la distribution et la circulation de tout l'équipement;
5. Sous la direction du vice-président, il procède à l'achat des équipements en conformité avec le budget alloué par le Conseil d'administration;
6. Il a la responsabilité de la distribution et/ou vente des «gadgets» souvenir ou d'échange aux équipes;
7. Il exécute toute autre tâche connexe après entente avec l'Organisation.
NOTE: Ce poste est sous la responsabilité du vice-président
4.3.12 Représentant des arbitres (responsable des arbitres)
1. Il répond du fonctionnement des arbitres auprès de l'Organisation;
2. Il est responsable de l'encadrement des arbitres œuvrant au sein de l'Organisation;
3. Il s'assure de la qualité de l'arbitrage et fait en sorte que ce but soit atteint en assistant régulièrement aux joutes;
4. Il s'assure, auprès du directeur hockey, du respect des arbitres par nos entraîneurs et nos joueurs et vice-versa;
5. Il met à jour un résumé des infractions les plus courantes et des sanctions qui peuvent être encourues par catégorie;
6. Il prépare, pour le trésorier, les rapports en vue de paiement à être effectué pour les arbitres et les marqueurs;
7. Il fait rapport au Conseil d'administration, périodiquement, et remet un rapport à l'assemblée générale annuelle.
4.3.13 Représentant de Comité particulier
1. Sont considérés comme Comités particuliers:
· École de patinage dynamique de Trois-Rivières Ouest (Jean-Rock Sévigny), · Comité du Tournoi Midget de Trois-Rivières Ouest, · Comité de Financement du Hockey mineur de Trois-Rivières Ouest. · Autres
2. Définition
Pour des buts précis et identifiés, le Conseil d'administration peut mandater une personne ou un groupe de personnes afin de créer un Comité particulier qui fonctionnera selon les règles qu'il s'imposera tout en acceptant la présence d'un membre du Conseil d'administration au sein de son Comité.
3. Rapport
Les Comités particuliers doivent, sur requête du Conseil d'administration, fournir un rapport détaillé de leur cheminement, de leurs décisions et de leur rendement financier. De plus, ils sont tenus de présenter un rapport détaillé aux membres actifs lors de la première assemblée générale qui suit le terme de leur mandat.
5. DISPOSITIONS FINANCIÈRES
5.1 Année financière
L'exercice financier de la Corporation se terminera le dernier jour de mars de chaque année ou à toute autre date qu'il plaira au Conseil d'administration de fixer de temps à autre.
5.2 Livres et comptabilité
Le Conseil d'administration fera tenir par le trésorier de la Corporation ou sous contrôle, un ou des livres comptables dans lequel ou dans lesquels seront inscrits tous les fonds reçus ou déboursés par la Corporation et toutes ses dettes ou obligations, de même que toutes autres transactions financières de la Corporation. Ce livre ou ces livres seront conservés au Siège Social de la Corporation et seront ouverts en tout temps à l'examen du président, du Conseil d'administration et de la Ville de Trois-Rivières, secteur Ouest, représentée par son trésorier.
5.3 Vérification
Les livres et états financiers de la Corporation seront examinés chaque année, aussitôt que possible, après l'expiration de chaque exercice financier, par le vérificateur nommé à cette fin lors de chaque assemblée générale annuelle des membres.
5.4 Effets bancaires
Tous les chèques, billets et autres effets bancaires de la Corporation seront signés par les personnes qui seront désignées à cette fin par le Conseil d'administration.
5.5 Contrats
Les contrats et autres documents requérant la signature de la Corporation seront au préalable approuvés par le Conseil d'administration et, sur telle approbation, seront signés par le président ou le vice-président et par le secrétaire ou le trésorier.
5.6 États financiers
Les états financiers de l'année en cours seront déposés et adoptés lors de l'assemblée générale annuelle.
5.7 Surplus accumulés
Le conseil d’administration ne pourra pas utiliser plus de 25% des fonds accumulés des années antérieures pour fins d’administration régulières d’une année financière. L'utilisation excédentaire à 25% devra être préalablement autorisée par une assemblée générale spéciale des membres de l'O.H.M.T.R.O.
6. DISPOSITIONS FINALES
6.1 Amendement aux présents règlements
Toute modification aux présents règlements doit d'abord être adoptée par le Conseil d'administration et soumise par la suite pour ratification à une assemblée annuelle ou assemblée extraordinaire convoquée à cette fin, selon le cas. A moins qu'il n'en soit prévu autrement par la Loi, le Conseil d'administration peut entre deux (2) assemblées annuelles apporter des modifications aux présents règlements et ces modifications sont en vigueur dès leur adoption et jusqu'à une prochaine assemblée annuelle ou extraordinaire selon le cas et si elles ne sont pas ratifiées à l'assemblée annuelle suivante, elles cessent d'être en vigueur mais de ce jour seulement.
6.2 Abrogation
Les présents règlements abrogent tous les règlements généraux antérieurs de la Corporation.
6.3 Entrée en vigueur
Les présents règlements généraux entreront en vigueur dès leur adoption par le Conseil d'administration.
7.. RELATION AVEC LA VILLE DE TROIS-RIVIÈRES
7.1 L'entente entre l'O.H.M.T.R.O. Inc. et la Ville de Trois-Rivières, représentée par son Service des Loisirs, sera révisée au besoin et soignée selon les termes qui seront convenus, acceptés et résolus par chaque partie.
7.2 Cette entente sera obligatoirement annexée aux présents règlements.
8. INDEMNISATION
8.1 Définition
Chaque membre du Conseil d'administration de la Corporation et ses héritiers, exécuteurs testamentaires et administrateurs, ainsi que ses biens et effets, respectivement, seront indemnisés et mis à couvert, au besoin et en tout temps, à même les fonds de la Corporation.
a) De tous frais, charges et dépenses quelconques que cet administrateur ou officier supporte ou fait au cours ou à l'occasion d'une action, poursuite de procédure intentée ou exercée contre lui à raison d'actes, de faits ou choses accomplies ou permis par lui, jusqu'ici ou à l'avenir, dans l'exercice de ses fonctions;
b) De tous autres frais, charges et dépenses qu'il supporte ou fait au cours ou à l'occasion des affaires relevant de ses fonctions, exceptés ceux des frais, charges et dépenses mentionnés dans a) et b) ci-dessus qui résultent de sa propre faute, négligence ou de son omission volontaire.
9. POSTES ÉLECTIFS
9.1 Délai
Toute personne qui désire se présenter à un poste électif devra faire connaître son intention durant le mois de mars précédant cette élection et compléter, en plus du formulaire de Mise en candidature, le formulaire de Consentement à des vérifications par le service de police sur le filtrage des bénévoles. Le fait de ne pas être recommandée suite à ces vérifications rendra inéligible la candidature de cette personne.
9.2 Secondeurs
Ce candidat devra être secondé par cinq (5) membres actifs en règle.
9.3 Bulletin d'enregistrement
Le bulletin d'enregistrement sera disponible et retourné au bureau du Service des Loisirs (secrétariat).
9.4 Candidats
Les mises en nomination seront dévoilées dans les quatre (4) premiers jours du mois d'avril.
10. REGLEMENT GENERAL D'EMPRUNT
Les administrateurs peuvent, lorsqu'ils jugent opportun:
a) Faire des emprunts de deniers sur le crédit de la Corporation; b) Émettre des obligations ou autres valeurs de la Corporation et les donner en garantie ou les vendre pour les prix et sommes jugées convenables; c) Hypothéquer les immeubles et les meubles ou autrement frapper d'une charge quelconque les biens meubles de la Corporation.
GUIDE DE FONCTIONNEMENT
DE
L'ORGANISATION
DU
HOCKEY MINEUR
ZONE
DE
TROIS-RIVIÈRES OUEST 1. JOUEURS
1.1 Pour jouer au hockey à Trois-Rivières, secteur Ouest, il faut d'abord être inscrit et payer le montant d'inscription fixé par le Conseil d'administration de l'Organisation du hockey mineur de Trois-Rivières Ouest; un chèque par joueur.
1.2 Le joueur inscrit en premier aura la préséance sur tout autre joueur advenant le cas où il y aurait surplus de joueur(s) après la formation des équipes. Chaque cas sera étudié individuellement.
1.3 Chaque joueur devra, avant le début de la saison, avoir rempli et remis la fiche médicale fournie par l'Organisation.
1.4 Pour jouer au hockey, chaque joueur devra être enregistré à Hockey Québec et se procurer l'assurance qui s'y rattache.
1.5 Le joueur est responsable de l'équipement fourni par l'Organisation et le parent ou le tuteur doit fournir un chèque de 100 $, daté du 1er avril de l'année suivante. Ce chèque lui sera remis si l'équipement revient en bonne condition avant cette date (pas de chèque familial, un chèque par joueur).
Pour les équipements de gardien de but, l'entraîneur en est le responsable dans les catégories novice et atome, tandis que le joueur en est responsable dans les autres catégories.
1.6 Si la date prévue pour le retour de l'équipement n'est pas respectée, le chèque de 100 $ sera encaissé comme dédommagement.
1.7 Les joueurs ne peuvent porter l'équipement en dehors des heures d'utilisation par l'équipe. Les chandails de joute ne doivent être utilisés que pour les joutes. 2. LIBÉRATION DE JOUEUR
2.1 Une libération pourra être accordée par l’organisation du hockey mineur de Trois- Rivières ouest après demande d’une autre organisation .En tout temps, la demande sera traitée en respect des besoins de l’organisation et pourra être refusée.
2.2 Quand une libération est accordée, elle est valide seulement pour la saison en cours, il n'y aura aucune exception à ce règlement.
De plus, quand une libération est accordée, celle-ci doit avoir été décidée selon l'équité et dans le respect de nos règlements.
2.3 Un joueur provenant d'une autre organisation et qui désire évoluer pour l'O.H.M.T.R.O. Inc., pourra le faire avec l'accord conjoint du directeur hockey, du directeur de catégorie concerné et de son association d’origine. Il sera accepté seulement s'il ne prive pas un joueur du regroupement territoire d'un poste auquel il a droit. 3. ENTRAÎNEURS - JOUEURS - GÉRANTS
3.1 Pour pouvoir agir comme entraîneur d'une équipe, toute personne devra posséder les grades requis par Hockey Québec, pour la catégorie concernée, avant le 1er janvier de l'année suivante.
3.2 Pour la bonne marche d'une équipe, l'Organisation ne permet pas l'utilisation de musique dans les chambres des joueurs.
3.3 L'entraîneur est responsable de la propreté dans la chambre que son équipe occupe.
3.4 L'entraîneur ou son adjoint doit s'assurer que tous ses joueurs aient quitté la chambre avant de quitter lui-même; la chambre doit être libérée 30 minutes après la fin de l'activité.
3.5 Il n'est pas permis de sacrer, blasphémer ou d'avoir un langage inapproprié dans les chambres ou sur le banc, ni de tolérer un tel langage de qui que ce soit. La même règle s'applique envers les officiels.
3.6 L'entraîneur est responsable de la conduite de son équipe à l'intérieur de tout aréna si son équipe se prépare à jouer ou vient de jouer.
3.7 Au début de chaque saison, le directeur hockey et le directeur de chaque catégorie établiront, en fonction du nombre total de joueurs dans chaque catégorie, le nombre de joueurs pour chacune des équipes. Ce nombre de joueurs tiendra compte des objectifs de l'Organisation, tels qu'énoncés dans les «Règlements généraux».
Normalement, les équipes double lettre compteront dix-sept (17) joueurs incluant deux (2) gardiens de but.
3.8 Il sera généralement permis de faire signer un maximum de cinq (5) joueurs affiliés (réservistes) par équipe pour les catégories de Novice à Pee Wee et selon le besoin pour les équipes de Bantam , Midget filles, junior , y compris un (1) ou deux (2) gardiens de but.
3.9 Seules les personnes autorisées peuvent faire signer les contrats de joueurs ou listes de réserves (registraire ou son adjoint).
3.10 Tout entraîneur ou gérant doit passer par son directeur pour tout ce qui a trait aux signatures de contrats de joueurs, les joueurs à faire signer sur la liste de réserve, les demandes de changement de joute, les joutes hors-concours, discipline, etc..
3.11 Chaque entraîneur devra faire en sorte de faire jouer tous ses joueurs, à temps égal le plus possible, en tout temps; y compris le joueur gradué (à l'exception des cas de discipline et/ou de manque d'ardeur au jeu).
3.12 Les entraîneurs et les gérants de toute catégorie doivent être le plus convenablement vêtus lors des joutes.
3.13 L'entraîneur ne pourra utiliser les services d’un joueur inscrit sur sa liste de réserve que pour remplacer un joueur absent dans son équipe. Pour ce faire, il devra préalablement le demander à l'entraîneur de l'équipe à qui appartient ce joueur. L'entraîneur pourra refuser à ce joueur de graduer pour cette joute, si son équipe joue ou si ce joueur ne donne pas son plein rendement.
3.14 Aucune dépense ne sera engendrée sans l'accord des parents ou avant la première réunion d'équipe. L'adoption du budget d'opération d'une équipe doit se faire par vote secret des parents lors d'une réunion d'équipe dûment convoquée. Un vote favorable de 70% des parents présents est nécessaire pour qu'un budget soit adopté (un vote par joueur seulement).
3.15 Les pouvoirs d'un entraîneur sont limités au niveau hockey; il ne doit pas interférer dans la vie privée d'un joueur.
3.16 Tout entraîneur d'une équipe de hockey doit exiger que deux (2) personnes soient désignées pour signer les transactions bancaires effectuées durant la saison de hockey entière. Ces deux (2) personnes ne doivent pas être membres d'une même famille.
3.17 Aucun règlement d'équipe et aucun projet pour la saison de hockey ne peut être présenté aux joueurs et à leurs parents avant que l'entraîneur ne l'ait soumis par écrit et ait reçu l'approbation de l'Organisation du hockey mineur par l'entremise de son Comité exécutif.
3.18 a) Le gérant d'une équipe doit être nommé parmi les parents des joueurs et en dehors du personnel d'entraîneurs.
b) Dans certains cas particuliers, le gérant pourra être une personne provenant d'ailleurs que des parents des joueurs de l'équipe. Dans ce(s) cas, cette personne devra être acceptée par un vote à majorité simple des parents et ne pourra pas faire partie du personnel d'entraîneurs officiant derrière le banc. (Au préalable, il devra être accepté par le directeur de catégorie). Cependant, dans tous les cas, un parent de joueur de l'équipe sera obligatoirement cosignataire des chèques émis.
3.19 Les entraîneurs, entraîneurs adjoints et gérants doivent adhérer à l'éthique de l'entraîneur de l'Organisation du hockey mineur et s'engager en signant ledit document. 4. GÉNÉRALITÉS
4.1 Les réunions du Conseil d'administration auront généralement lieu au Centre Sportif de Trois-Rivières ouest.
4.2 Chaque directeur de catégorie devrait rencontrer ses entraîneurs ou responsables d'équipe au moins une fois durant la saison. Il devra assister ou se faire représenter à la première réunion de parents de ses équipes. Lorsque la situation l'exigera, le directeur hockey assistera à ces rencontres.
4.3 Aucune équipe ne pourra participer à un tournoi qui se terminerait après le début des séries éliminatoire. Leur participation aux différents tournois devra être approuvée par le directeur des activités.
4.4 Les équipes de l'extérieur qui désirent faire des changements d'horaire de joute devront le faire avec le coordonnateur hockey. Ce dernier en avisera directement le directeur.
4.5 Toute utilisation du LOGO, du nom de l'Organisation, du nom des équipes sur quelque objet, pièce de vêtement ou autres, devra être préalablement approuvée par le Comité exécutif afin que ces objets, vêtements ou autres respectent les couleurs de l'Organisation.
4.6 L'utilisation d'une bande avec le nom du joueur sur le chandail devra être uniforme pour toutes les équipes. Ces bandes doivent être cousues (faufilées) de manière à ne pas endommager le chandail. Le cas échéant, le joueur sera responsable de la réparation ou du remplacement du chandail.
Aucune publicité ne sera tolérée sur le chandail.
4.7 Le seul manteau et/ou veston officiel du hockey mineur zone de Trois-Rivières Ouest est celui qui est autorisé et adopté (voté) par le Comité exécutif.
4.8 Tout entraîneur, gérant ou directeur devra préalablement obtenir l'autorisation du Comité exécutif pour l'achat de toute pièce d'équipement ou habillement commandité ou non par l'Organisation du hockey mineur zone de Trois-Rivières Ouest.
4.9 Toute équipe qui perd un match par défaut doit en assumer les frais (amendes) en autant que l'équipe en soit responsable.
4.10 Les bénévoles de l'O.H.M.T.R.O. peuvent utiliser le bureau du hockey mineur, sauf dans les cas où il est réservé pour des réunions.
Pendant le Tournoi midget et le festival M.A.H.G. le bureau de hockey mineur est utilisé en priorité pour le Tournoi midget.
4.11 Toute forme d'initiation chez les joueurs (fêtes ou autres) est formellement interdite en tout temps.
4.12 Les directeurs de catégorie devront soumettre la liste des entraîneurs qui ont postulé et ces derniers devront être rencontrés par le Comité de sélection.
4.13 Les entraîneurs s'engagent à respecter et à faire respecter les règles édictées dans le guide de fonctionnement de l'Organisation.
4.14 L’Organisation du hockey mineur zone de Trois-Rivières Ouest se dégage de toute responsabilité face aux fonds de ses équipes.
4.15 Un formulaire de budget-type sera fourni à chaque équipe afin que chacune fournisse un rapport de ses prévisions budgétaires (au début de la saison) et de ses états financiers (à la fin de la saison) aux parents des joueurs de l'équipe et au directeur de sa catégorie.
4.16 Pour les achats de deux mille dollars (2,000 $) et plus, il est requis d'obtenir au moins deux soumissions, dont une soumission d'un commerce de Trois-Rivières lorsque possible.
4.17a) Un comité de discipline est formé au début de chaque saison. Ce comité relève du directeur hockey, et il est composé de cinq (5) personnes incluant le directeur hockey. Ce comité est compétent pour décider d'une sanction concernant tout joueur ou tout entraîneur ayant commis une infraction aux divers règlements et codes régissant le Hockey mineur de Trois-Rivières Ouest
b) Ce comité est indépendant de la ligue et ses décisions ne remplacent pas celles que la ligue peut donne, au contraire elles s'y ajoutent. Quand un dossier n'est pas soumis à la ligue ou qu'elle n'impose aucune sanction, le comité de discipline de Trois-Rivières Ouest est quand même habilité à donner une sanction.
ANNEXE "A"
ÉTHIQUE DE L'ENTRAÎNEUR
L'entraîneur doit être conscient de l'importance de son rôle et de la grande influence qu'il exerce sur ses joueurs et sur son entourage.
Il doit assumer une mission d'éducation et de formation physique, morale et sociale auprès des joueurs et se montrer digne de cette responsabilité. Il doit se préoccuper davantage du bien-être et des intérêts de ses joueurs qu'à leur fiche de victoires et de défaites. Il ne doit pas considérer le sport et la pratique du hockey comme une fin en soi, mais comme un outil d'éducation.
Afin d'accomplir ses fonctions avec succès, l'entraîneur doit:
1. Connaître et respecter les règles du hockey amateur et les défendre en tout temps;
2. Respecter les décisions des officiels, appuyer ces derniers en tout temps et exiger un comportement similaire de la part de ses joueurs;
3. Sensibiliser ses joueurs à l'esprit sportif et encourager de tels comportements;
4. Louanger les joueurs qui l'ont mérité et ne jamais tourner au ridicule les joueurs qui ont commis des erreurs ou qui ont perdu un match;
5. Considérer que les joueurs moins talentueux méritent et ont besoin de jouer autant que les autres;
6. Respecter les entraîneurs, les joueurs adverses et leurs supporteurs et exiger un comportement identique de ses joueurs;
7. Enseigner aux joueurs que des règlements existent afin de les protéger et d'établir des normes permettant de déterminer un gagnant et un perdant;
8. Avoir des exigences raisonnables envers les joueurs en ce qui a trait au temps et à l'énergie demandés pour des séances d'entraînement, la compétition et les autres activités;
9. Se rappeler que l'objet du hockey n'est pas de tenter de blesser l'adversaire par des méthodes défendues;
10. Éviter tout abus de boissons alcooliques et l'usage de drogues devant ses joueurs, mais plutôt les sensibiliser aux problèmes reliés à la consommation de ces produits ainsi qu'au dopage sportif;
11. Bien préparer ses séances d'entraînement (pratiques) et bien les planifier afin qu'elles soient profitables aux joueurs.
ANNEXE "A"
ÉTHIQUE DE L'ENTRAÎNEUR (suite)
12. Accepter d'être supervisé et encadré si nécessaire;
13. Faire une demande à son directeur s'il a besoin d'aide pour préparer ses séances d'entraînement;
14. Être le dernier (ou un de ses adjoints) à quitter afin de vérifier l'état de la chambre (propreté, bris etc.);
15. Vérifier au début et à la fin de chaque match, l'exactitude de sa feuille de pointage (suspension(s) de joueur, entraîneur, alignement partant , etc.);
16. L'O.H.M.T.R.O. ne se tient nullement responsable de tout bris et blessure survenant lors de vos «party»;
17. Tout joueur doit porter son équipement au complet, bien mis et bien attaché avant d'aller sur la glace, en toutes circonstances;
18. Toute forme d'abus de la part d'entraîneurs, joueurs, gérants, parents devra être rapporté au directeur de catégorie, qui lui, prendra les dispositions afin de remédier à la situation;
19. Il est interdit de consommer des boissons alcooliques dans les chambres des joueurs et ce dans toutes les catégories (pré-novice à junior);
20. Toujours se rappeler que la joie d'un championnat ne dure qu'un moment et que la joie du jeu dure toute une saison;
DOCUMENT SIGNÉ À TROIS-RIVIÈRES, SECTEUR OUEST LE________________ (Année- Mois- Jour)
_____________________________ ______________________________ Président Directeur hockey
_____________________________ Vice-président
_____________________________ ______________________________
Directeur
de catégorie
Entraîneur ANNEXE "B"
RÔLE DU GÉRANT D'ÉQUIPE AU HOCKEY
AUPRÈS DES JOUEURS:
· Au début de la saison, il dresse la liste des chandails de pratique et de partie et la remet au coordonnateur aux équipements. À la fin de la saison, il est responsable de rapporter tous les chandails et autre équipement (rondelles, gourdes, trousse de premiers soins, équipement de gardien de but, etc.) au coordonnateur équipement;
· Il distribue, aux joueurs et aux parents, l'horaire des pratiques et des parties de la saison ainsi que celles des tournois et des séries de fin de saison;
· Il doit s'assurer que tous les joueurs soient informés des changements à la cédule des pratiques et des parties;
· Il doit prévenir les joueurs et les parents s'il y a des parties hors-concours;
· BILLETS «JOUEZ POUR JOUER»: il doit remettre les billets aux joueurs en prenant note des numéros des billets que chaque joueur aura à vendre, s'il y a lieu, il doit amasser l'argent et les talons des billets et les rapporter au responsable de l'O.H.M.T.R.O. dans les délais prévus;
· Il doit assister au maximum de parties et de pratiques afin d'assurer une présence en cas de besoin;
· SÉANCE DE PHOTOGRAPHIE: il doit s'assurer de la présence de tous les entraîneurs et joueurs. Il doit aviser les joueurs qu’ils devront porter leur chandail blanc de partie et leur protège-cou ou un col roulé pour une meilleure photo;
· Il est responsable de l'hébergement des joueurs lors des tournois et des parties hors-concours à l'extérieur, s'il y a lieu.
AUPRÈS DES PARENTS:
· Au début de la saison, il organise, de concert avec les entraîneurs, une réunion de parents en présence du directeur de sa catégorie ou de son représentant afin d'expliquer le fonctionnement de l'équipe, les commandites, les finances, les règlements d'équipe, le guide de fonctionnement de l'organisation, les billes «jouez pour jouer», le choix des tournois, le mode de transport en saison régulière, etc.;
· Il recueille l'argent des commanditaires, en gère les reçus et administre le budget d'équipe. Obligatoirement, deux personnes devront être désignées comme signataires des chèques. (Une copie des prévisions budgétaires et des états financiers devront être remises à l'O.H.M.T.R.O.);
· Il est le lien de communication entre les parents et les entraîneurs;
· Il voit à tempérer l'agressivité et l'exubérance des parents (surtout lors des parties) s'il y a lieu;
· Il a la responsabilité de recueillir les chèques de 100 $, datés du 1er avril de l'année suivante, comme garantie du retour de l'équipement en bonne condition et dans les délais prévus;
· Il a la responsabilité de faire signer le code d'éthique des parents et de le remettre au registraire dans les plus brefs délais.
TOURNOIS:
· Avec les entraîneurs et les parents, il participe au choix des tournois auxquels participera l'équipe en tenant compte du nombre de tournois régionaux obligatoires et des finances de l'équipe; toutes les demandes de tournois seront acheminées par le biais du directeur des activités;
· Il a la responsabilité de l'inscription de l'équipe aux tournois (incluant le formulaireT-112);
· Il est responsable du cartable d'équipe lors des tournois ou autres évènements le requérant. Il doit s'assurer que les feuilles de pointage des 5 (cinq) dernières parties y sont inclues). Il doit récupérer le cartable après la dernière partie de l'événement et le rapporter au registraire de l'O.H.M.T.R.O.;
· Si les parents désirent loger sur place, il peut s'occuper de réservations de chambres si sa disponibilité le lui permet;
· S'il est question d'un mode de transport de groupe, il s'occupera de la réservation et recueillera l'argent auprès des parents pour en défrayer le coût;
· Il agit comme porte-parole de l'équipe auprès de l'organisation hôtesse du tournoi; .DIVERS:
· Il informe les parents et les joueurs de la date et l'heure de la séance d'essayage pour le manteau d'équipe, s'il y a lieu;
· Il organise les activités de saison et de fin de saison (souper d'équipe, «party», etc.) après entente avec les entraîneurs. Il est responsable de l'achat de cadeaux, souvenirs, trophées, etc. pour les joueurs et les entraîneurs (fin de la saison);
· Il remet les photos de l'équipe aux joueurs et aux entraîneurs;
· Il agit comme hôte avec les entraîneurs lors de l'activité de fin de saison (animation);
· Il voit à faire paraître la photo de l'équipe dans un journal local lorsque l'équipe remporte un championnat;
· Il est responsable de transmettre aux joueurs, parents et entraîneurs toutes les communications provenant de l'Organisation;
· Il assiste les entraîneurs dans toute autre tâche qu'ils auront convenu ensemble;
· Le gérant, comme les entraîneurs, doit respecter et faire respecter les règles énoncées dans le guide de fonctionnement de l'O.H.M.T.R.O..
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